Il sistema Integra

La suite implementa le funzionalità gestionali dell’Ente pubblico migliorando la divulgazione delle informazioni e gestendo il decentramento dei processi interni. Lo strumento è un gestionale completamente integrato che permette la semplificazione dei procedimenti amministrativi, basandosi su un sistema di controllo trasparente e di valutazione dei servizi in termini di efficacia ed efficienza organizzativa. Il sistema prevede l’uso di menù contestuali, pulsanti di scelta rapida e anagrafiche condivise. In ogni ambito sono previste funzioni di ricerca per la consultazione ed eventuale modifica dei dati. Attraverso l’integrazione tra tutti i moduli sono garantiti il principio once-only e la disponibilità delle informazioni a tutti i livelli.

Affari generali

Il modulo software Gestione Protocollo Informatico e Flussi Documentali consente la protocollazione, la gestione dei processi di inserimento, ricerca, fascicolazione e archiviazione dei documenti, in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente. Le funzionalità principali sono identificabili in: Registrazione dei documenti; Gestione del Titolario di classificazione e dei fascicoli; Gestione dei Flussi Documentali; Interoperabilità tra Amministrazioni; Acquisizione Ottica.

La componente di Gestione Atti Amministrativi consente la trattazione di tutti gli Atti Amministrativi tramite una gestione informatica degli stessi nella forma di documenti elettronici integrati con la firma digitale. Il prodotto permette di informatizzare la gestione dell’iter delle deliberazioni e delle determinazioni avvalendosi, per la parte relativa ai testi, di strumenti open source, quali Open Office e Libre Office o di mercato. Il modulo del Protocollo, degli Atti e della Contabilità sono nativamente integrati per consentire una completa gestione delle attività dell’ente.

Il Servizio Albo Pretorio on-line è il mezzo con cui la Pubblica Amministrazione comunica con i cittadini e le imprese consentendo l’accesso ai documenti in pubblicazione. La soluzione proposta prevede specifici automatismi per garantire la pubblicazione all’albo.

Il sistema fornisce la completa gestione dei Contratti Digitali per la dematerializzazione dei contratti secondo l’Art. 6, comma 3 del DL 179/2012 convertito in legge 221/2012 che stabilisce, nello specifico, l’obbligatorietà di stipulazione del contratto con atto pubblico notarile di tipo informatico.

Il sistema di Gestione Documentale è stato esplicitamente progettato per assolvere a tutti i requisiti richiesti dal Codice dell’Amministrazione Digitale e permette di ospitare tipologie di documenti provenienti da domini differenti, consentendone l’aggregazione in viste logiche in modo da poter formare fascicoli virtuali. La soluzione consente l’invio in conservazione di tutti i documenti presenti nel sistema documentale.

La piattaforma prevede la specifica componente realizzata per permettere di gestire i dettami normativi introdotti dalla Legge 190/2012, dal DL 33/2013 e dai relativi successivi allegati tecnici in materia di Amministrazione Trasparente.

Contabilità

Il modulo contabile gestisce la contabilità finanziaria, economica e patrimoniale in modo automatico ed integrato. La contabilità finanziaria viene gestita attraverso le movimentazioni di entrata e spesa, la stesura del bilancio di previsione, le variazioni di bilancio con gli assestamenti e la rendicontazione contabile, rappresentata dal rendiconto finanziario. Ogni movimento contabile rispetta i requisiti di legge previsti dal Decreto Legislativo 118 del 2011; nel modulo sono previste tutte le stampe di legge a livello preventivo e a livello consuntivo e tutti gli allegati di bilancio con possibilità di storicizzazione. Gli uffici decentrati possono visualizzare i dati di bilancio in consultazione sull’esercizio di gestione, su tutti gli esercizi pluriennali ed anche su esercizi archiviati che sono sempre mantenuti in linea. Il sistema prevede molteplici stampe ed estrazioni dati sia per la Ragioneria che per gli uffici decentrati. La gestione di bilancio, entrata e spesa avviene per singoli capitoli/articoli definibili in modo flessibile e modulabile in base alle necessità dell’Amministrazione. La gestione della contabilità economica all’interno del sistema è impostata in modo tale che le imputazioni economiche siano acquisite automaticamente dalla gestione finanziaria. La soluzione consente la gestione delle fatture elettroniche sia di acquisto che di vendita, la gestione dei corrispettivi e di tutte le stampe di controllo per il partitario fornitori/debitori. L’applicativo contempla una gestione automatica dell’IVA e si completa con la predisposizione delle stampe dei sezionali gestiti dall’Ente. Il sistema permette l’estrazione di tutti i dati relativi al 770 e le relative ritenute vengono riprodotte nella Certificazione Unica (CU). Il sistema contabile è predisposto per la gestione dell’ordinativo informatico.

È possibile attivare le seguenti funzioni di decentramento : riaccertamento dei residui, previsioni di bilancio, gestione ordini di servizio, atti di liquidazione, atti di impegno.

L’integrazione fra la Contabilità finanziaria e la cassa economale consente l’emissione automatica del mandato di rimborso e l’eventuale chiusura delle fatture pagate e permette la gestione dell’ordine economale in tutte le sue fasi. Mediante l’utilizzo dei Buoni d’Ordine è possibile realizzare la corretta gestione della spesa e permette di verificare la disponibilità effettiva di un impegno.

Patrimonio e gestione dei beni

Il modulo consente la gestione dei beni mobili e immobili sia dal punto di vista logistico inventariale che amministrativo. La Scheda Tecnica di ogni bene contiene tutti i dati necessari alla gestione. I verbali di consegna, di trasferimento, di presa in carico, di alienazione sono gestiti in automatico dal sistema.

Controllo di Gestione

Piano delle Performance - Sono gestite le fasi di programmazione, monitoraggio, rendicontazione e per ciascuna fase sono disponibili specifici documenti. Prevede la gestione della programmazione annuale per Obiettivi di Gestione e la misurazione dei risultati conseguiti.

Contabilità Analitica - Il modulo dispone di tutte le funzioni idonee all’acquisizione, aggregazione, elaborazione ed esposizione dei dati organizzati per fattore produttivo e centro di costo. Il sistema offre all’utente numerose stampe per il controllo dei dati e per l’analisi di dettaglio delle componenti della contabilità analitica.

Bilancio Consolidato - La procedura permette la predisposizione del Bilancio Consolidato secondo il principio di consolidamento previsto nell’armonizzazione contabile e la produzione del file XBRL per il debito informativo verso BDAP. Dispone anche di un sistema di Controllo delle Partecipate per la gestione anagrafica e il controllo dei principali dati delle società.

Gestione del Personale

Il software accentra nella gestione giuridica, l’evoluzione storica degli eventi retributivi e documentativi del personale dipendente e di quello che entra in rapporto con l’Azienda; fornisce la gestione ed il controllo delle informazioni di presenza/assenza e realizza l’automazione dell’archivio matricola e della certificazione di servizio. Il sistema è progettato per gestire più Enti e Contratti differenti e può essere configurato in modo da consentire una separazione operativa tra la gestione giuridica ed economica. Il sistema eroga servizi on-line al personale dipendente (stampa cedolini, corsi, giustificativi, schede di valutazione, etc.). Il sistema, integrato con la Struttura Organizzativa, permette di gestire e storicizzare le informazioni relative a: la struttura organizzativa dell’Ente e le sue gerarchie, i rapporti di lavoro esistenti con tutti i soggetti coinvolti nell’organizzazione, i relativi rapporti retributivi e le voci economiche associate, gli eventi di presenza e assenza.

La Gestione Giuridica organizza, aggiorna e conserva i dati relativi alla storia lavorativa di qualunque soggetto, dalla sua instaurazione alla chiusura.

La Gestione Economica comprende la fase di calcolo del cedolino che può essere effettuata più volte, per qualunque insieme di soggetti, senza alcuna limitazione. Fanno parte integrate del modulo Economico Contributivo anche tutte le fasi utili alla gestione degli adempimenti mensili, quali le comunicazioni al Tesoriere per il pagamento degli emolumenti, la gestione delle denunce mensili DMA e UniEmens, etc., la gestione dei versamenti tramite modello F24EP, la comunicazione dei dati alla Contabilità Finanziaria e Analitica, etc. Le funzioni di applicativo predisposte per la gestione del Conto Annuale si occupano della gestione di tutti i dati utili alla compilazione della statistica, sia che retributivi, e sia numerici.

La gestione del Bilancio di Previsione completa la soluzione proposta, consentendo la simulazione di un calcolo di retribuzione contabile per tutto l’anno di bilancio.

La soluzione permette l’acquisizione dei dati dell’assistenza fiscale da modello 730/4. All’interno della soluzione sono presenti un modulo software dedicato alla gestione del Modello 770 ed uno dedicato alla gestione della CU, predisposti annualmente sulla base della normativa vigente.

Il modulo applicativo di Rilevazione Presenze elabora e seleziona mensilmente in modo automatico tutte le voci relative sia alle presenze che alle assenze che concorrono al calcolo delle buste paga. L’operazione di trasferimento al Sistema Paghe avviene su decisione e comando dell’Ufficio Personale, ed è completamente automatica.

Il sistema comprende altri sotto-moduli: il Portale del dipendente, Fascicolo del Personale, Dotazione organica, Salario Accessorio e Sistema Pensioni.