Il SIBAR Documentale è una soluzione software per la gestione dei procedimenti amministrativi in grado di garantire la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione, attività̀ che sono il “core business” di qualunque pubblica amministrazione.

Basato su una moderna architettura a microservizi, SIBAR Documentale garantisce elevate prestazioni in installazioni da oltre un milione di protocolli/anno. La sua usabilità è agevolata da un’interfaccia utente più intuitiva che rende il sistema un luogo privilegiato per la gestione dei documenti e per la loro aggregazione. In particolare, è in grado di gestire tutte le attività̀ connesse alla formazione dei singoli documenti (e/o alle pratiche) alla loro redazione, condivisione e archiviazione. In particolare, consente la redazione dei documenti in modalità digitale all’interno della piattaforma stessa e/o l’acquisizione di documenti “esterni” presenti sulle postazioni utente. Tali funzionalità̀ sono oggi in grado di limitare le problematiche che l’uso del documento informatico pone, specie a chi è abituato a formarlo con le consolidate prassi dell’analogico.

SIBAR Documentale è in grado di gestire i fascicoli informatici, dotati dei metadati descritti nell’Allegato 5 delle Linee guida AgID, nell’ottica di un utilizzo del sistema esteso fino alla conservazione a norma raggiungendo gli obiettivi indicati dagli artt. 41 e 44 del CAD; gestisce inoltre strumenti archivistici diversi (oltre il Titolario) quali il Piano di fascicolazione e il Massimario di scarto resi obbligatori dalla normativa.

La gestione degli utenti/profili e dei diritti di accesso - adeguata ad un uso estensivo configurabile all’organigramma di ogni amministrazione - è basata sui “ruoli”; aspetto questo fondamentale non solo dal lato operativo ma soprattutto per la corretta gestione dei dati personali e/o sensibili.

Ciascun utente può personalizzare la visualizzazione della propria coda di lavoro e completare all’interno del sistema tutte le fasi di un flusso amministrativo, dalla scrittura del documento - in modalità collaborativa con tracciamento di commenti e versioni - all’invio/ricezione via PEC del protocollo in modalità automatica.

Il sistema è inoltre dotato di numerose integrazioni con servizi esterni quali:

• caselle PEC: il sistema consente la ricezione sul sistema dei messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) pervenuti presso le caselle fornite in dotazione alle AOO regionali e l’invio in uscita dei protocolli;

• firma digitale: il sistema permette la firma dei documenti mediante l’utilizzo dei kit di firma “remota” con OTP (One Time Password) grazie all’integrazione con il corrispettivo gateway di firma;

• fatturazione elettronica: il sistema consente la protocollazione automatica delle fatture elettroniche inviate alle AOO regionali e l’approvazione/rifiuto delle stesse mediante l’integrazione con il gateway di fatturazione elettronica;

• servizio di conservazione a norma: permette l’invio al gateway di conservazione delle diverse classi documentali (registro giornaliero di protocollo, contratti, convenzioni, determine, ecc.) per assicurare la conservazione a norma delle stesse.